Narodowe Centrum Badań i Rozwoju

Szukaj

Polecamy

FAQ - koszty kwalifikowane

drukuj
A A A

Niżej udzielonych odpowiedzi nie powinno się uważać za wiążące, lecz  tylko jako informacje poglądowe, gdyż ich indywidualna interpretacja jest uzależniona od zapisów w poszczególnych umowach oraz aktów prawnych ich obowiązujących.

 

Kosztem kwalifikowanym w ramach kategorii A może być: ( zgodnie z załącznikiem NR 1 do Regulaminu Konkursu PBS)

 

Kategoria W ramach kategorii Warunki kwalifikowalności kosztu
w ramach zakupu/wytworzenia:

Aparatury naukowo-badawczej, innych urządzeń służących celom badawczym oraz WNiP
Pod warunkiem, że zapisy
w poszczególnych
umowach, wnioskach o dofinansowanie oraz aktach prawnych ich obowiązujących nie stanowią inaczej.
A

1. Zakup finansowany w 100 %

 

 

koszt zakupu/wytworzenia – ustalony zgodnie z obowiązującymi przepisami o rachunkowości

Koszt zakupu/wytworzenia aparatury i innych urządzeń będzie uznany za koszt kwalifikowany jeżeli:

  • zakup jest niezbędny do prawidłowej realizacji projektu,
  • aparatura, inne urządzenia (sprzęt), WNiP służące celom badawczym są wykorzystywane w 100% na potrzeby przedmiotowego projektu przez ich całkowity okres użytkowania, (okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych pokrywa się z okresem realizacji projektu),
  • będą ewidencjonowane w rejestrze środków trwałych podmiotów dokonujących ich zakupu,
  • w części D1.A.Uzasadnienie  „Wniosku o dofinansowanie projektu” zakup został ujęty w wykazie aparatury naukowo-badawczej, innych urządzeń (sprzętu), WNiP służących celom badawczym wraz z merytorycznym uzasadnieniem,
  • jednostka nie dysponuje aparaturą/środkiem trwałym/WNiP która mogłaby zostać użyta zamiennie.

2. Amortyzacja


odpis amortyzacyjny - obliczony na podstawie przepisów o rachunkowości

Odpisy amortyzacyjne z tytułu spadku wartości aparatury stanowią koszt kwalifikowany, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki:

  • aparatura jest niezbędna do prawidłowej realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywana w związku z danym projektem,
  • aparatura, inne urządzenia (sprzęt), WNiP służące celom badawczym będą ewidencjonowane w rejestrze środków trwałych podmiotów dokonujących ich zakupu,
  • zakup aparatury nie był sfinansowany ze środków publicznych.

Kwalifikowana wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji projektu oraz proporcji wykorzystania środka przy realizacji projektu.

3. Odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej, innych urządzeń, WNiP

  • w zakresie niezbędnym i przez okres niezbędny do realizacji projektu objętego pomocą,

 

Koszty kwalifikowane cz.1


1.    Czy koszty patentu np. koszt zgłoszenia do fazy regionalnej czy koszty utrzymania patentu są kosztami kwalifikowanymi w Programie?

Kosztem kwalifikowalnym może być opłata za pierwsze zgłoszenie patentowe będące bezpośrednim wynikiem realizowanego projektu (kategoria - koszty operacyjne, koszty ogólne).

 

Informujemy jednocześnie, że istnieją komplementarne źródła ubiegania się o wsparcie w zakresie patentów m.in PATENT PLUS.

2.    W jaki sposób powinny zostać przedstawione na etapie składania wniosków oraz rozliczenia wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w realizacje projektu (czy potrzeba jest prowadzenia specjalnej dokumentacji na ten temat np. karty pracy pracowników)?

W dokumencie rozliczającym  wynagrodzenia, należy:

 

  • w przypadku umowy o pracę (lista płac) - wskazać: datę wystawienia dokumentu, nr listy płac, nr ewidencji księgowej, okres którego dotyczy przedmiotowa lista płac w formacie np.: od dd/mm/rr do dd/mm/rr, kwotę ogółem (brutto i pochodne od wynagrodzeń od strony pracodawcy) poniesioną w związku z zatrudnieniem danej osoby, kwotę kwalifikowaną przypadającą na tą osobę, inne zależne od obowiązującego na czas składania dla danego konkursu/programu wzoru wniosku o płatność;

 

  • w przypadku umów cywilno-prawnych (rachunek) –wskazać: datę wystawienia rachunku, nr rachunku wystawionego przez zleceniobiorcę/wykonawcę, nr umowy cywilno-prawnej, okres którego dotyczy przedmiotowy rachunek w formacie: od dd/mm/rr do dd/mm/rr, kwotę ogółem (brutto i pochodne od wynagrodzeń od strony pracodawcy) poniesioną w związku z zatrudnieniem danej osoby na podstawie ww. umów, kwotę kwalifikowaną przypadającą na tą osobę, inne zależne od obowiązującego na czas składania dla danego konkursu/programu wzoru wniosku o płatność;

 

Prowadzenie karty czasu pracy (lub innej ewidencji) jest niezbędne tylko w przypadku, w którym nie cały przedmiot umowy jest związany z realizacją Projektu (na Wnioskodawcy ciąży obowiązek wykazania proporcji związania kosztu z realizacją Projektu). Należy pamiętać, że pracownik/wykonawca powinien zostać poinformowany w formie pisemnej tj. oświadczenia, aneksu do umowy o tym, w jakim zakresie jego praca odnosi się do projektu (np. oddelegowanie w ½ etatu).

3.    W jaki sposób powinny zostać przedstawione i wyliczone koszty operacyjne (w jaki sposób powinniśmy przedstawić rozliczenie tych kosztów – czy na podstawie faktur?)

Koszt poniesiony w ramach kosztów operacyjnych powinien być udokumentowany fakturą, bądź innym dokumentem księgowym o równorzędnej wartości.


Koszty te wyszczególnia się w rozliczeniu poniesionych kosztów wg specyfikacji, jaka została przyjęta w umowie o finansowanie/dofinansowanie bądź we wzorze dokumentu o płatność.

4.    W jaki sposób jako firma powinniśmy rozumieć koszty ogólne – co zawiera ta pozycja i w jaki sposób powinna zostać naliczona?

Koszty ogólne to koszty, które nie mogą zostać bezpośrednio przypisane do konkretnego produktu lub usługi. Koszty ogólne są kwalifikowane jedynie w zakresie odpowiadającym przedmiotowemu zadaniu badawczemu.


Do kategorii kosztów ogólnych mogą należeć m.in.:
a)    Koszty zarządu, tj. koszty wynagrodzeń osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownik jednostki;
b)    Koszty personelu obsługowego, w tym obsługi kadrowej, administracyjnej, sekretariatu i kancelarii;
c)    Koszty obsługi księgowej, tj. koszty wynagrodzenia osób księgujących koszty w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu;
d)    Opłaty administracyjne za najem powierzchni biurowych lub czynsz;
e)    Opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, odprowadzanie ścieków itp.;
f)    Usługi pocztowe, telefoniczne, telegraficzne, internetowe, kurierskie;
g)    Usługi kserograficzne;
h)    Koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych, np. długopisów, papieru, teczek, tonerów do drukarek, płyt CD, dyskietek, nie związanych bezpośrednio z realizacją zadań w projekcie;
i)    Koszty ubezpieczeń majątkowych;
j)    Koszty ochrony;
k)    Sprzątanie pomieszczeń, w tym środki do utrzymania czystości pomieszczeń, dezynsekcję, dezynfekcję, deratyzację pomieszczeń, itp.

    
Koszty ogólne przedstawione do rozliczenia powinny być opisane wraz z podaniem okresu, za jaki został naliczony przedmiotowy narzut kosztów ogólnych.

Dla przedsiębiorców koszty ogólne mogą być rozliczane ryczałtowo do 15% całkowitych kosztów kwalifikowanych.

Dla jednostek naukowych koszty ogólne mogą być określone ryczałtowo w wysokości stosowanej w innych projektach realizowanych przez jednostkę z zastosowaniem określonej przed rozpoczęciem projektu i zaakceptowanej przez  eksperta oceniającego wniosek o dofinansowanie metodologii naliczania tych kosztów zawartej we wniosku o dofinansowanie.

5.    Czy w ramach określonych w PBS kategorii kosztów kwalifikowanych można zaliczyć koszty związane z zarządzaniem projektem i jego obsługą finansowo-administracyjną?

Istnieje możliwość zakwalifikowania do dofinansowania kosztów wymienionych w pytaniu np. do kategorii kosztów ogólnych.

6.    Czy koszty usług obcych, innych niż badawcze mogą stanowić koszty kwalifikowane? Zakładając, że usługi są niezbędne do realizacji  zadań badawczych czy można je potraktować jako usługi równorzędne zgodnie z nomenklaturą przedstawioną w załączniku nr 1 do Regulaminu?

Istnieje możliwość uznania kosztów usług obcych, innych niż badawcze za koszty kwalifikowalne pod warunkiem, że usługi te są niezbędne do realizacji projektu i bezpośrednio związane z jego realizacją (np. kategoria – koszty ogólne, koszty operacyjne).

7.    Jeżeli jednostka naukowa w projekcie z programu badań stosowanych zastosuje wskaźnik kosztów ogólnych 15%, czy musi przedstawić metodologię naliczania kosztów?

Tak. Metodologia naliczania kosztów ogólnych musi być określona przez jednostkę przed rozpoczęciem projektu tj. we wniosku o dofinansowanie i zostać zaakceptowana przez eksperta oceniającego wniosek o dofinansowanie.

8.    A.    Chciałabym wiedzieć czy jeśli na etapie rozliczania zadania w którym zakupimy surowiec podamy nr faktury za która kupimy przykładowo 100kg surowca a do badania w ramach dotacji zużyjemy ostatecznie mniej, np. 50kg to czy będzie to stanowić jakiś problem akceptacji wydatku z Państwa strony? Oczywiście będziemy mogli przedłożyć dokument potwierdzający faktyczne pobrania surowca do projektu na podstawie których będzie można wyliczyć faktyczną ilość surowca zużytego do projektu.
B.     I tym samy jeśli zaliczki dostaniemy więcej niż faktycznie poniesiemy kosztów to zwrot następuje po rozliczeniu każdego zadania, czy na koniec projektu?

A. Rozliczając projekt proszę wskazać kwotę kwalifikowaną we wniosku o płatność w wysokości odpowiadającej zużyciu na potrzeby projektu. Czyli przykładowo jeśli za 100 kg surowca zapłacili Państwo 10 000 zł, a do projektu zużyto 50kg, przy rozliczeniu proszę wykazać kwotę 5 000 zł, niemniej jednak pod każdą fakturę należy podpiąć dokument potwierdzający fakt zużycia surowca do projektu w odpowiedniej wielkości, np. dokument RW, WZ.

B. Środki finansowe niewykorzystane na realizację projektu lub nieprawidłowo wykorzystane podlegają zwrotowi na rachunek Centrum w terminie określonym w umowie o dofinansowanie.

9.    Mam pytanie odnośnie możliwości finansowania oprogramowania w ramach Programu Badań Stosowanych. Przy zakupie oprogramowania z projektów badawczych zaliczane jest ono do aparatury. W przypadku PBS możliwe jest zaliczenie do kosztów kwalifikowanych jedynie amortyzacji aparatury. Jak można rozumieć amortyzację w przypadku oprogramowania? Czy jeżeli jednostka nie dysponuje niezbędnym oprogramowaniem, do kosztów kwalifikowanych można zaliczyć np. wzięcie oprogramowania w leasing na czas trwania projektu? Czy jeśli jednostka dysponuje niezbędnym do projektu oprogramowaniem do kosztów kwalifikowanych można zaliczyć support na oprogramowanie na czas trwania projektu? Jakie są inne możliwości finansowania oprogramowania ?

Jeżeli jednostka dysponuje oprogramowaniem (WNiP), które jest wykorzystywane na potrzeby realizacji badań objętych pomocą, to kosztem kwalifikowanym jest odpis amortyzacyjny odpowiadający okresowi realizacji badań obliczony na podstawie przepisów o rachunkowości pod warunkiem, że zakup oprogramowania nie był wcześniej finansowany ze środków z dotacji. Dodatkowo jeśli oprogramowanie jest wykorzystywane także na cele inne niż projekt, to kosztem kwalifikowanym jest tylko ta część odpisu amortyzacyjnego, która odpowiada proporcji wykorzystania środka przy realizacji projektu.
Specyfika kosztu zadecyduje o kategorii, do jakiej mógłby zostać zaliczony (np. do kosztów operacyjnych bądź ogólnych).


10.    Czy koszty przygotowania wniosku do Komisji Etycznej (badania na zwierzętach) oraz KBE (badania klinicznie) oraz związane z tym opłaty administracyjne są kwalifikowalne w ramach projektu ?

Koszty te będą kwalifikowane w projekcie jeśli będą ponoszone od dnia złożenia wniosku. Refundacja poniesionych kosztów kwalifikowanych będzie możliwa tylko pod warunkiem przyznania dofinansowania projektu i po zawarciu umowy o dofinansowanie z Centrum.

11.    Czy w przypadku leasingu operacyjnego dopuszczalne jest, aby raty leasingowe ustalone zostały w nierównej wysokości (degresywne), tzn. zmniejszały się w miarę upływu podstawowego okresu leasingu?

Tak pod warunkiem, że okres leasingu zawiera się w okresie realizacji projektu.

12.    Czy użytkowane środki trwałe, wartości niematerialne i prawne oraz nieruchomości po zakończeniu umowy leasingu powinny być nabyte przez beneficjenta na własność?

Nie, nie ma takiej konieczności.

13.    Czy w przypadku dodatkowych kosztów ogólnych podczas realizacji projektu do refundacji należy wykazywać faktycznie poniesione koszty, czy też kwota refundacji tych kosztów jest równa kwocie ryczałtu zaplanowanego we wniosku o dofinansowanie?

Jeśli we wniosku o dofinansowanie/finansowanie została przedstawiona metodologia wyliczenia tych kosztów nie ma obowiązku wykazywania dokumentów potwierdzających ich poniesienie, jednak podczas ewentualnej kontroli należy wskazać, w jaki sposób koszty te zostały wyliczone.

W innym przypadku Wykonawca/Wnioskodawca musi posiadać dokumenty potwierdzające poniesienie tych kosztów.

 

14.      Czy do kosztów kwalifikowanych zalicza się koszty amortyzacji sprzętu będącego własnością wnioskodawcy (zakupiony wcześniej) wykorzystywanego w ramach realizacji projektu PBS? (oczywiście jedynie w okresie wykorzystywania tego w projekcie)?

 

Tak,  o ile sprzęt nie był kupiony ze środków publicznych.

Koszty kwalifikowane cz.2

Niżej udzielonych odpowiedzi nie powinno się uważać za wiążące, lecz  tylko jako informacje poglądowe, gdyż ich indywidualna interpretacja jest uzależniona od zapisów w poszczególnych umowach oraz aktów prawnych ich obowiązujących.

 


1.    Czy kosztem kwalifikującym się do objęcia wsparciem w ramach Programu Badań Stosowanych są koszty związane z użytkowaniem środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz nieruchomości objętych leasingiem?

Koszty te mogą zostać zakwalifikowane do dofinansowania/finansowania pod warunkiem gdy zostaną spełnione kryteria wymienione w odpowiedziach na poniższe pytania dotyczące leasingu.

2.    Czy może to być zarówno leasing finansowy, jak i operacyjny?

Regulamin konkursu nie narzuca określonej formy leasingu. Powinny jednak zostać spełnione kryteria wymienione w poniższych odpowiedziach na pytania dotyczące poszczególnych rodzajów leasingu.

3.     Czy kosztem kwalifikowalnym w przypadku leasingu operacyjnego są raty kapitałowe, czy cała opłata leasingowa?

Kwalifikowane są tylko koszty rat kapitałowych za okres, w jakim zostały one wykorzystane do realizacji zadań badawczych a zatem bez części kosztów związanych z transakcją leasingową (np. podatku, marży leasingodawcy, odsetek kosztów stałych, opłat ubezpieczeniowych).

4.    Czy kosztem kwalifikowalnym w przypadku leasingu finansowego są amortyzacja oraz część odsetkowa użytkowanych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz nieruchomości objętych leasingiem?

W przypadku leasingu finansowego kosztem kwalifikowanym do dofinansowania jest jedynie odpis amortyzacyjny w zakresie i okresie czasu w jakim został on wykorzystany podczas realizacji zadań badawczych.

5.    Proszę o informację, czy:
A)    koszt wiedzy technicznej (know-how) przedsiębiorcy wchodzącego w skład konsorcjum jest kosztem kwalifikowanym,
B)   jeśli jest to koszt kwalifikowany, w jaki sposób wyliczyć koszt wiedzy technicznej przedsiębiorcy wchodzącego w skład konsorcjum?


a.  Tak, pod warunkiem, że wiedza ta jest niezbędna do realizacji projektu i bezpośrednio związana z jego realizacją.

b.  NCBR nie narzuca sposobu wyliczania wiedzy technicznej. Wyliczenie to leży w gestii przedsiębiorcy i powinno być wykonane przed rozpoczęciem projektu zgodnie z istniejącymi zasadami oraz powinno zostać przedstawione ekspertowi oceniającemu wniosek o dofinansowanie do akceptacji.



6.    W tabeli z kosztorysem projektu znajduje się komentarz "Należy podać rodzaj oraz merytoryczne uzasadnienie konieczności ZAKUPU (...)". W przypadku przedsiębiorcy wchodzącego w skład konsorcjum nie można jednak mówić o zakupie, lecz o wkładzie własnym w postaci know-how.  Zatem proszę o wyjaśnienie, czy i jak można rozliczyć ten koszt.

NCBR nie narzuca sposobu wyliczania wiedzy technicznej. Wyliczenie to leży w gestii przedsiębiorcy i powinno zostać wykonane przed rozpoczęciem projektu zgodnie z istniejącymi zasadami oraz powinno zostać przedstawione ekspertowi oceniającemu wniosek o dofinansowanie do akceptacji.

 

7.  Czy koszty konferencji oraz delegacji można zaliczyć do kosztów kwalifikowanych a jeżeli tak to do której kategorii?

Powyższe koszty (z zastrzeżeniem że będzie to udział w konferencji nie jej organizacja) będą kwalifikowane w projekcie pod warunkiem iż będą niezbędne do jego realizacji, poniesienie kosztu będzie merytorycznie uzasadnione oraz koszt zostanie ujęty we wniosku o dofinansowanie który będzie podlegał ocenie eksperta.

Wymienione koszty powinny być zakwalifikowane do kategorii kosztów operacyjnych.

 

8.  Czy koszty badań klinicznych są kwalifikowane w PBS?

Koszty badań klinicznych są kwalifikowane w zależności od ich fazy. Do kosztów kwalifikowanych zaliczają się badania przedkliniczne oraz I faza badań klinicznych.

 

        

    











 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Narodowe Centrum Badań i Rozwoju
ul. Nowogrodzka 47a  00-695, Warszawa  tel: +48 22 39 07 401  fax: +48 22 20 13 408
REGON: 141032404  NIP: 701-007-37-77

Narodowe Centrum Badań i Rozwoju 2011. Wszelkie prawa zastrzeżone.
realizacja: Ideo powered by CMS Edito